Blogi: Voiko perintäalan digitalisoituminen olla myös riski?

Perintäritari Seinäjoki Etelä-Pohjanmaa: blogi tietoturvaTaloushallinnan ala on muiden alojen mukana sähköistymässä kovaa vauhtia. Myös perintäalalla etsitään yhä parempia ja tuottavampia ratkaisuja prosessien sähköistämiseksi. Ja onhan niitä jo löytynyt ja käytössäkin. Monella alan toimijalla on mahdollista ottaa vastaan sähköisessä muodossa laskuja, joilla käynnistää perintäprosessi. Laskusta voi vaikka ottaa kuvan matkapuhelimen kameralla ja lähettää sähköpostilla suoraan matkapuhelimesta. Problematiikkaa aiheuttaa se, miten toimeksiannosta tuotettava maksuvaatimus toimitetaan velalliselle. Laki saatavien perinnästä velvoittaa toimittamaan maksuvaatimuksen kirjallisena. Velallinen voi antaa suostumuksensa saatavan erääntymisen jälkeen saatavaan liittyvien tiedoksiantojen toimittamisesta myös muulla pysyvällä tavalla. Tämä on kuitenkin aina tapauskohtaista. Kaiken kaikkiaan, etenkin kuluttajaperinnässä perinnän suorittaminen esimerkiksi sähköpostilla on kyseenalaista, koska täyttä varmuutta postin perillemenosta oikealle henkilölle ei voida saada. Eli perintäprosessin sähköisyys usein katkeaa siinä kohdassa kun toimeksianto lähtee perintätoimistosta eteenpäin.

Mitä hyötyä digitalisaatiosta sitten on perintäalalla?

Perintätoimiston asiakas on toimeksiantaja. Digitalisaation on perintäalalla tähdättävä siihen, että paitsi perintätoimiston prosesseja helpotetaan, mutta erityisesti asiakkaan toimintaa helpotetaan. Asiakkaalle perintäalan sähköistyksen on merkittävä entistä parempaa palvelukokemusta sekä ajansäästöä perittävien laskujen toimittamisessa ja saatavien kotiuttamisessa. Joillain perintätoimistoilla on käytössä sähköinen palvelu, johon kirjautumalla asiakas pystyy seuraamaan omia saataviaan ja niiden tilannetta reaaliajassa. Tämä on hyvä lisäpalvelu, joka säästää sekä asiakkaan, että perintätoimiston asiakaspalvelun resursseja. Vaikka aiemmin mainitsin, että toimeksiantaja on perintätoimiston asiakas, ei silti saa unohtaa velallisasiakasta. Myös velallisasiakkaan toiminnan helpottaminen on yksi digitalisaation tavoitteista perintäalalla. Yksi merkittävimmistä sähköistämisen tuomista hyödyistä on aikarajoitteiden katoaminen. Yhteiskunta on jatkuvasti liikkumassa pois aikaan ja paikkaan sidotusta työstä. Työtä tehdään silloin, kun sitä täytyy tehdä ja paikassa, jossa sen tekeminen on luontevinta. Jos siis yrittäjä työskentelee virka-ajan ulkopuolella niin eikö perintätoimistonkin palvelut tule olla silloin yrittäjän saatavilla virka-ajan ulkopuolella? Toimeksiantoja täytyy voida toimittaa velkojan toimesta yhtä lailla kuin saatavia täytyy voida seurata ja maksaa velallisen toimesta virka-ajan ulkopuolella.

Entäs ne riskit?

Perintäala on ennen kaikkea asiakaspalvelutyötä. Palveluiden sähköistämisen riskinä on toiminnan muuttuminen kasvottomaksi. Tietokone ei osaa käyttää harkintaa, vaan se toimii kuten se on ohjelmoitu toimimaan. Toimeksiantajan suuntaan perintätoimiston tulee kyetä neuvomaan perintä- ja luotonhallinta-asioissa ja velallisen suuntaan voi olla tarpeen laatia maksusuunnitelmia. Nämä molemmat vaativat henkilökohtaista asiakaspalvelua, jonka automatisoiminen on – jos ei mahdotonta – niin ainakin erittäin haastavaa. Toinen huomattava riski on tietoturva-asiat ja tietojen varmistaminen. Oletetaan, että yrityksellä A on perintätoimisto B:n tietokannassa saatavia 200 000 €:n edestä. Tähän liittyy valtava määrä dataa velallisista, laskutiedoista, suorituksista ja muista valvontatiedoista. Entä jos B:n tietokanta syystä tai toisesta tuhoutuu ja tiedot häviävät? Noiden 200 000 €:n saataviin liittyvän datan uudelleenkokoaminen vie aikaa ja resursseja, joiden rahallinen arvo saattaa olla tuota saatavaa suurempi. Keskeinen kysymys on siis, miten tiedot on suojattu? Sähköisten palveluiden ja verkkoliikenteen kasvaessa myös tarve tietoturvalle kasvaa samassa suhteessa. Taloushallinnon palvelut ovat kovaa vauhtia sähköistymässä muiden palveluiden ohessa. Silti perintäalalla on edelleen tarve perinteiselle, arvostavalle ja kuuntelevalle, asiakaspalvelutyölle. Ihmisten välistä vuorovaikutusta ei voi kokonaan automatisoida. Monia innovaatioita on käytössä ja tullaan ottamaan käyttöön lähiaikoina. Digitaalinen kuvantunnistus tulee olemaan taloushallinnon ja myös perintäalan palveluihin vaikuttava innovaatio. Tulevaisuudessa, jos tietokone tunnistaa laskun kuvasta tarvittavat tiedot ja vie ne automaattisesti järjestelmään, saadaan jälleen yksi manuaalinen työvaihe automatisoitua.

Digitalisaatio vie myös perintäalaa muun liiketoiminnan rinnalla kiihtyvää vauhtia eteenpäin. Tärkeää on kuitenkin muistaa tiedon suojaaminen, koska digitalisaatio kehittää myös rikollisuuden toiminnan muotoja.

Miten sinun tärkeä data on suojattu? Myös se, joka ei ole ainoastaan sinun hallussasi.

Terveisin,

Perintäritari

Vastaa