Olemme blogissamme kirjoittaneet toistuvasti maksuvalvonnasta, kassavirranhallinnasta ja maksuviiveiden seurauksista omasta näkökulmastamme. Hyvän tilitoimiston tunnistaa siitä, että he ottavat nämä asiat aktiivisesti puheeksi yritysten kanssa ennen kuin ongelmia alkaa syntyä ja ohjaa yrittäjiä parempaan liiketoimintaan. Haastattelimme taloushallinnon asiantuntijayrityksen, Gylling Accounting Oy:n, Anniina Rajamäkeä maksuvalvonnan ja kassavirranhallinnan merkityksestä yrityksille. Millä keinoilla yritykset onnistuvat minimoimaan luottotappiot?
Mikä merkitys maksuvalvonnalla on yritysten kassavirtaan?
Maksuvalvonnalla on merkittävä vaikutus yrityksen kassavirtaan ja sen ennustamiseen. Vaikutukset riippuvat paljon toimialasta ja asiakaskunnasta. Jos asiakaskunta on pieni, saatetaan ajatella, että asiat saadaan helposti sovittua. Käytännössä tilanteet vaihtelevat kuitenkin nopeasti ja pienen asiakaskunnan ollessa kyseessä yhden asiakkaan prosentuaalinen vaikutus liikevaihtoon on suuri. Tällöin myös mahdollinen luottotappio muodostuu helposti merkittäväksi yrityksen kannalta. Jos taas asiakaskunta on laaja, korostuu maksuvalvonnan rooli saatavien hallinnassa.
Aktiivinen maksuvalvonta mahdollistaa luottotappioriskin hallinnan ja pienentää riskiä. Tilanteisiin voidaan puuttua ajantasaisesti esimerkiksi toimitusten pysäyttämisellä tai maksusopimuksen laadinnalla ja sen noudattamisen valvonnalla.
Esimerkkinä yrityksen pitkäaikainen asiakas, joka on maksanut laskunsa aina ajoissa, alkaa venyttää maksuaikoja. Pidennyksiin ei puututa, koska ajatuksena on auttaa hyvää asiakasta pidemmillä maksuajoilla olettaen, että suoritukset tullaan kuitenkin saamaan. Asiakkaalle toimitetaan kuukausittain palvelua ja saatavat jäävät lopulta maksamatta. Aktiivinen puuttuminen saataviin alkaa vasta noin puolen vuoden kuluttua ensimmäisestä maksamattomasta laskusta, jonka jälkeen hyvin nopeasti tulee perintäyhtiöstä tieto, että yrityksellä on useita maksuhäiriömerkintöjä ja että yritys on todettu varattomaksi. Saatavat joudutaan kirjaamaan luottotappioksi. Jos tilanteeseen olisi puututtu jo maksuaikojen pidentyessä tai viimeistään ensimmäisen maksamattoman laskun kohdalla olisivat luottotappiot jääneet huomattavasti pienemmiksi tai ne olisivat mahdollisesti olleet estettävissä kokonaan.
Vastaavasti yritys, jolla on ollut aktiivinen ote maksuvalvonnassa, on onnistunut välttämään luottotappiot kokonaisuudessaan. Erääntyneistä saatavista muistutetaan säännöllisesti ja ne annetaan perintäyhtiölle perittäväksi tarvittaessa. Maksuvalvonta on kuitenkin tehty myös asiakasta ajatellen huomioiden liiketoiminnan haastavat tilanteet. Asiakkaan kanssa voidaan esimerkiksi sopia poikkeuksellisesti pidemmistä maksuajoista tai esimerkiksi osamaksuista kunhan tilanne on hallinnassa. Tätä kautta yritys voi välttyä luottotappioilta ja myös asiakkaalle jää tunne siitä, että häntä on kuunneltu vaikeassa tilanteessa.
Miten Gylling Accounting pitää huolta asiakkaidensa maksuvalvonnasta ja kassavirrasta?
Tarjoamamme asiakkaillemme helpon tavan hoitaa maksuvalvontaa joko itse tai ulkoistamalla palvelun Gyllingille. Laskutusohjelmistamme saa helposti tulostettua maksumuistutuksia ja lähetettyä niitä eteenpäin. Asiakkaamme näkevät Gylling Accounting portaalista kassatilanteensa ja ennusteen miltä tilanne näyttää esimerkiksi viikon tai kahden kuluttua. Neuvomme myös asiakasta haastavissa tilanteissa ja esimerkiksi perintäyhtiön valinnassa. Asiakas voi myös ulkoistaa meille saatavien valvonnan kokonaisuudessaan, jolloin asiakas saa ajantasaisen tiedon kassatilanteesta ja hoidamme myös maksumuistutukset sekä erääntyneiden saatavien siirron perintätoimistolle.
Miten luottotappion kirjaaminen tapahtuu?
Kirjanpitolain mukaan saamiset tulee merkitä taseeseen enintään todennäköiseen arvoonsa eli saatava kirjataan luottotappioksi kun on varmaa tai lähes varmaa, että saamista ei tulla saamaan lainkaan tai täysimääräisenä. Syynä voi olla esim. asiakkaan konkurssi, velkasaneeraus tai muuten todettu varattomuus. Tilanteessa, jossa saamista on peritty toistuvasti, voidaan olettaa, ettei suoritusta saamiselle tulla saamaan.
Luottotappio kirjataan liiketoiminnan muihin kuluihin myynnin luottotappioihin ja vähennetään myyntisaamisista. Arvonlisäveron sisältänyt lasku kirjataan kokonaisuudessaan alas, jolloin myyntihetkellä tilitetty arvonlisävero saadaan haettua vähennyskelpoisena ostojen arvonlisäverona takaisin. Myyntisaamisten luottotappio on vähennyskelpoinen kulu sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa, vaikka luottotappio ei olisi lopullinen.
Kirjanpidon luottotappio on aina enintään ko. saamisen verran. (myyjän kuluksi voivat tulla myös tuloksettomat perintäyritykset, esimerkiksi perintätoimiston kulut). Saaminen voidaan kirjata luottotappioksi myös osittain, jos pidetään todennäköisenä, että osa saamisesta tullaan saamaan suorituksena (esimerkiksi velkasaneeraus tai muu asiakkaan kanssa tehty sopimus saamisen leikkaamisesta).
Jos luottotappioksi kirjattuun laskuun saadaankin vielä suoritus kokonaan tai osittain, kirjataan se palautuneisiin luottotappioihin.
Ovatko luottotappiot yleisiä ja millä keinoilla niitä pystytään parhaiten välttämään? Mitkä ovat parhaat keinot välttyä luottotappioilta?
Luottotappiot ovat melko yleisiä riippuen paljon toimialasta. Viime vuosina luottotappiot ovat olleet selvässä kasvussa ja yhä useampi yrittäjä on niihin törmännyt.
Uusien asiakkaiden ja merkittävien kauppojen yhteydessä on tärkeää selvittää kauppakumppanin luottotilanne jo etukäteen. Jos selvityksen perusteella on syytä epäillä kohonnutta luottotappioriskiä, kannattaa myyntisopimus tehdä ennakkomaksulla. Jo toteutuneiden myyntienosalta kannattaa tehdä aktiivista ja säännöllistä maksuvalvontaa. Jos tähän ei ole aikaa tai resursseja, niin luotonvalvonta ja saatavien perintä kannattaa ulkoistaa.
Miten Gylling Accounting auttaa asiakkaitaan minimoimaan luottotappionsa?
Toimimme asiakkaidemme kumppaneina. Annamme neuvontaa laskutukseen ja maksuvalvontaan liittyen ja palveluihimme kuuluu myös laskutuksen ja maksuvalvonnan ulkoistus. Tarjoamamme järjestelmät ovat helppokäyttöisiä. Saatavien perinnässä meillä on luotettava yhteistyökumppani, jota voimme hyvillä mielin suositella myös asiakkaille.
Mitkä kolme vinkkiä antaisit yrityksille parempaan kassavirranhallintaan?
Ennakoi ja ole tietoinen – ole perillä saatavien tilanteesta, jotta tilanne pysyy hallinnassa. Varaudu tilanteeseen, jossa asiakkaat eivät esimerkiksi maksa eräpäivään mennessä – vaikuttaako palkkojen maksuun tai ostolaskujen maksuun ja voiko sitä kautta aiheutua esimerkiksi toimitusvaikeuksia.
Puutu ajoissa ja säännöllisesti – säännöllisestä ja oikea-aikaisesta maksuvalvonnasta saadaan suurin hyöty.
Kaikkea ei tarvitse tehdä itse – jos itseltä ei tunnu löytyvän aikaa tai resursseja kannattaa maksuvalvonta ulkoistaa. Maksuvalvonnan kustannukset ulkopuoliselle palvelun tuottajalle saadaan takaisin ajallaan kotiutuvina saatavina ja ”yllätyksettömänä” kassatilanteena.
Yrittäjä! Ota nämä vinkit käyttöösi ja täsmennä tarvittaessa omaa maksuvalvontaasi. Sen seurauksena kassa riittää paremmin omiin investointeihin ja laskujen maksamiseen. Kiitokset Anninalle ja Gylling Accountingille kattavasta haastattelusta. Suosittelemme ehdottomasti tutustumaan heidän kattavaan palveluvalikoimaan osoitteessa www.gylling.fi.
Perintäritarin Juha ja Jussi