Miten organisoida kesän laskutus? Vinkkimme laskuttajille ja laskujen maksajille

Miten organisoida kesän laskutus? Vinkkimme laskuttajille ja laskujen maksajilleKesä on vuoden pisin loma-aika useimmille henkilöille sekä yrityksille. Jotkut yritykset ovat jopa koko heinäkuun kiinni, ja henkilöstö palaa akut ladattuina sorvin ääreen vasta elokuussa. Tämä aiheuttaa automaattisesti myös kassavirran hallinnassa omia haasteita, mutta hyvällä suunnittelulla kesälläkin kassavirta säilyy hyvässä balanssissa. Annamme tässä blogissa vinkit sekä yritysten laskuttajille että laskujen saajille, jotta laskutus (ja laskujen maksaminen) onnistuisi ilman ylimääräisiä viiveitä ja kuluja. Ja ennen kaikkea siksi, että kesälomista voisi nauttia huolettomasti rentoutuen.

Vinkit laskuttajille

 1. Laskuta kaikki tehdyt työt ennen lomia

Mikään ei ole niin tärkeää omalle kassavirralle kuin suunnitelmallisuus ja ennakointi. Jos vietät lomasi kuukauden putkella ja sinulla jää ennen lomiasi laskuttamatta jo tehtyjä töitä, tulee kassavirtaasi vähintään kuukauden viive. Jos taas olet laskuttanut työt jo ennen lomia, sinulle on kertynyt lomien aikana hyvin kassaa liiketoiminnan pyörittämiseen. Lisäksi pystyt välittömästi huolehtimaan muistutukset niille asiakkaille, jotka lomailunsa ohessa eivät ole suoriutuneet laskuistaan ajoissa.

2. Muista inhimillisyys

Kaikki ei lomaile samaan aikaan kanssasi ja sen myötä maksuviiveitä tulee silloinkin, kun itse olet jo palannut lomiltasi työn pariin. Joustaminen ja inhimillisyys ovat kesän aikana tärkeä osa asiakassuhteiden ylläpitoa, ja jos kassasi kestää pientä viivettä asiakkaasi arvostaa joustoa. Joillekin yrittäjille kesä on ainoa mahdollisuus irtautua töistä edes hetkeksi. Eikä ole varmasti haittaa, jos tiedustelet asiakkailtasi, miten he lomansa ajoittavat, jotta laskuttaminen onnistuu parhaiten.

3. Kalenteroi lomaltapaluuviikolle jo maksuvalvonta

Tärkeä osa kassavirran hallintaa on prosessoida laskutus ja sen valvonta kesäajalle fiksusti. Kun alkuperäiset laskut ovat lähteneet ennen lomiasi, voit välittömästi huolehtia muistutukset asiakkaillesi. Ja nämä kannattaa ottaa työn alle heti ensimmäisille työpäiville, jotta prosessi ei liikaa pitkity. Maksuvalvonta sen myötä heti jiirissä.

 

Vinkit laskujen maksajille

 1. Tarkasta posti myös loma-aikana

Vaikka lomien myötä ymmärrystä maksuviiveisiin voi toisilta yrittäjiltä tulla, vastuu laskujen maksamisesta aikanaan ei lomailijalta poistu. Kuluttaja-asiakkailla riittää postien tarkastaminen kerran viikossa, yrittäjillä pari kertaa viikossa.

2. Informoi oma ja yrityksesi loma-aikataulu asiakkaille, toimittajille ja kumppaneille

Viestinnän merkitys korostuu pitkillä lomakausilla. Jos koko yritys lomailee yhtäaikaisesti kesällä ja laskuja maksetaan epäsäännöllisesti, on erittäin suotavaa, että asiakkaasi, toimittajasi ja kumppanisi ovat siitä tietoisia. Inhimillisyyttä löytyy varmasti, kun olet rehellinen ja avoin laskujen maksamisen mahdollisuuksista. Tyylikkäintä olisi tietysti hoitaa tulevat laskut jo ennen lomien alkamista maksuun. Turhat perinnät onnistutaan minimoimaan hyvällä viestinnällä.

3. Valtuuta naapurisi tarkastamaan postisi

Vaikka Suomen kesä on lähtökohtaisesti upea, moni viettää kesälomansa takuuvarman auringon alla Keski-Euroopassa. Jos olet pidempään matkalla, sovi esimerkiksi naapurisi kanssa postin tarkastamisesta pari kertaa viikossa.

4. Ohjaa laskut mökkiosoitteeseen

Mikäli kesä tarkoittaa sinulle täydellistä mökkielämää, kannattaa posti kääntää mökkiosoitteeseen. Tämä pätee edelleen, vaikka elämme jo vuotta 2018.

5. Luovu paperilaskutuksesta

Ja koska elämme jo vuotta 2018 on laskutus hyvä ohjata jo kirjepostista sähköisempään muotoon. Verkkolaskut ja e-laskut tuovat laskujen maksamisen erittäin helpoksi ja sähköpostilaskut löytävät sinne missä puhelimesi kulkee. Lisäksi paperilaskuttaminen on huomattavasti työläämpää kuin aiemmin mainitut. Verkkolaskutus synnyttää pienimmillään 150g kasvihuonepäästöjä paperilaskun tuottaessa niitä 450g. Syitä luopumiselle on monia.

Me Perintäritarissa palvelemme tänäkin kesänä sen jokaisena päivänä. Haluamme varmistua siitä, että yritysten kassavirta liikkuu systemaattisesti ja maksuvalvonta on kunnossa loma-aikanakin. On kiusallista palata lomilta töihin hyvin levänneenä, mutta kassa vajaana. Meihin voi olla yhteydessä, mikäli avulle on tarvetta ennen lomia, lomien aikaan tai viimeistään elokuussa.

Rentouttavaa ja aurinkoista kesää,

Perintäritarin Juha