Tilitoimistot näkyvät yrityksille kattavasti taloushallinnon ammattilaisina. Vaikka tilitoimistoissa ei ole itsessään perintäosaamista niin jotain vastauksia on yritykselle yleisesti avuksi annettava. Mutta mitä? Niistä Juha kirjoitti Taloushallintoliiton tuoreimmassa Tilitoimistossa-lehdessä. Vieraskynä luettavissa joko tästä alta tai Tilitoimistossa-sivuilta.
TILITOIMISTOSSA: Tilitoimiston rooli asiakkaan saatavien perinnässä
Tilitoimistot ovat tunnetusti yrittäjien oikea käsi ja tärkeä toimija, sillä talouslukujen ymmärtäminen on yritykselle elinehto. Yrittäjille tulee varmasti jossain vaiheessa eteen maksuviiveitä, maksuvalvontaa ja perintää. Miten tilitoimisto voi auttaa yrittäjää minimoimaan luottotappiot? Saatavien perinnässä tilitoimistosta voidaan antaa yrittäjälle neljänlaisia ohjeita: kehottaa asiakasta toteuttamaan perintä itse, kehottaa asiakasta etsimään itse itselleen perintätoimisto, suositella asiakkaalle jotain tuttua perintätoimistoa tai välittää erääntynyt saatava asiakkaan puolesta perintätoimistolle.
Ensimmäinen ja toinen vaihtoehto kertovat yleisesti siitä, että tilitoimistoilla ei ole hyviä kokemuksia perintätoimistoista ja niiden suosittelemisesta. Perintää pystytään suurelta osin toteuttamaan itse, mutta se vie tietysti aikaa yritysten ydintekemiseltä. Sähköinen ohjelmisto tarjoaa usein perintäkumppanin, mutta sen suositteleminen voi olla kokemusten puutteesta vaikeaa. Olisi kuitenkin hyvä tarjota asiakkaalle palveluvaihtoehtoja ja mainita vaikka nimeltä muutamia perintätoimistoja, jotta asioita saadaan eteenpäin.
Oman suosituksen vinkkaaminen kertoo aikaisemmista onnistumisista ja ansaitusta luottamuksesta. Suositus voi löytyä käytössä olevista ohjelmistoista tai sen ulkopuolelta. Koska asiakkaiden luottamus tilitoimiston sanaan on suuri, tulee perintätoimistojen ylläpitää tätä luottamusta parhaalla mahdollisella tavalla. Tavoitettavuus, asioiden aktiivinen hoitaminen ja raportointi on tärkeä osa onnistumista. Olisi hyvä etsiä edes yksi perintäkumppani, jonka kanssa asiakkaiden liiketoimintaa pystyy edistämään parhaalla mahdollisella tavalla.
Kun asiakas antaa tilitoimistolle valtuudet huolehtia omien saataviensa perinnästä kolmannen osapuolen kanssa, ollaan erittäin luottamuksellisessa ja tiiviissä asiakassuhteessa. Tämä antaa myös tilitoimistosta erittäin palvelualttiin kuvan. Tällöin suhde perintätoimistoon on myös syvällinen ja toimintatavat tunnetaan läpikotaisin. Asiakas saa keskittyä omaan ydintoimintaansa täysin.
Loppukädessä jokaisen asiakkaan kohdalla arvioinnit tehdään yksilöllisesti liiketoiminnan luonteen mukaisesti. Mikäli laskutuksen ja perinnän volyymi on suurta, automatisoidulle palvelulle on suurempi tarve kuin harvemmin laskuttavalle. Jos taas jonkun asiakkaan maksuviiveet ovat yleisiä, voisi jo muistutusvaiheen ulkoistaminen olla hyödyllisin ratkaisu.
Eräs suuren yrityksen talousjohtaja on aikanaan todennut: ”Luottotappio syntyy luotonantohetkellä. Kaikilla sen jälkeen tehtävillä toimenpiteillä pyritään minimoimaan vahingot.”
Saatavien perintä on yksi osa vahinkojen minimoimista. Ammattitaitoinen ja aktiivinen perintätoimisto helpottaa niin tilitoimistojen kuin yritysten työmäärää, joten omaa toimintaa tukevan perintäkumppanin etsimiseen kannattaa panostaa kuten minkä tahansa muunkin kumppanin etsimiseen.
- Artikkeli on julkaistu lehden numerossa