Verkkolaskulaki pakottaa yritykset yhtenäistämään laskutustaan

Verkkolaskulaki 1.4.2020 Perintäritari

EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki (laki sähköisestä laskutuksesta) astuu lopullisesti voimaan 1.4.2020. Se yhtenäistää ja ohjaa laskutusta verkkolaskutukseen. Jos olet yli 10000€ liikevaihtoa tekevä yritys ja lähetät laskuja toisille yrityksille, tämä blogi kannattaa lukea. Asiakkaasi voivat jättää virheellisesti toimitetut laskut jopa maksamatta, joten ongelmien välttämiseksi kokosimme blogikirjoitukseen tietoa mitä tulee huomioida ja millaisia muutoksia kyseinen verkkolaskulaki aiheuttaa pienyrittäjille?

Verkkolaskutus on luotettavin tapa laskuttaa

Olet sitten laskun lähettäjä tai vastaanottaja niin verkkolaskutuksessa on valtavasti etuja. Kun verrataan yleisimpiin toimitustapoihin (kirjeposti ja sähköposti), niin ongelmia on merkittävästi vähemmän.

Kirjepostin toimitusvarmuus on 2010-luvulla romahtanut merkittävästi, toimitusajat ovat standardinakin lähempänä viikkoa ja mahdolliset lakot lamauttavat toiminnan täysin. Sähköpostien kautta laskut siirtyvät lähettäjältä vastaanottajalle nopeasti, mutta ongelmaksi on muodostunut entistä kehittyneempi roskapostisuodatin, joka ohjaa laskuja piiloon, roskapostikansioon. Lisäksi sähköpostiin tulevat laskut jäävät usein huomioimatta, jos laskua ei ota heti käsittelyyn. Erehdyksiä ja unohduksia sattuu.

Verkkolaskutus ei ole enää uusi laskujen välittämisen muoto. Verkkolaskuosoitteet löytyy netistä yhden sivuston alta ja sen myötä toimiston fyysinen siirtyminen Hangosta Utsjoelle ei aiheuta mitään toimenpiteitä laskujen lähettämisessä/vastaanotossa. Lisäksi kansainvälinen kauppa yhdenmukaistuu lain astuttua voimaan.

Miten pienyrittäjien laskutus muuttuu?

Se, mitä huhtikuu 2020 tuo eri yrittäjille tullessaan, on täysin kiinni siitä millaisista lähtökohdista yrittäjät muutokseen syöksyvät. Mikäli olet tehnyt laskut käyttäen netin ilmaisia laskutusohjelmia ja vastaanottanut ne aina kirjeellä tai sähköpostilla, niin muutos on kaikkein merkittävin. Mutta positiivisessa mielessä! Laskutusohjelmat ovat tänä päivänä CRM-järjestelmiä, jotka auttavat laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen lisäksi keräämään mm. asiakas- ja tuoterekisteriä. Kun kerran luot asiakkuuden ja lähetät laskun, seuraavalla kerralla lasku lähtee sekunneissa.

Laskutusohjelmia riittää ja kannattaa ehdottomasti vertailla niistä omaan käyttöön sopiva. Kuitenkin niistä tulisi nyt löytyä mahdollisuus sekä verkkolaskujen vastaanottoon että lähettämiseen. Meidän kumppanimme APIX tarjoaa erityisesti pienyrittäjille monipuolista ja kustannustehokasta Laskumappi -ohjelmistoa. Suosittelemme ottamaan sen ohjelmistovertailuun mukaan. Sieltä onnistut nappia painamalla välittämään laskut myös meille perintään.

Ovatko verkkolaskut kalliita?

Eivät ole. Apixin hinnasto sen avaa ehkä kaikkein parhaiten: jos lähettäisit laskun kirjepostilla, hinta yhdelle A4-kokoiselle paperille kirjekuorineen olisi 1,21€. Verkkolaskuna sen hinta on 0,50€. Verkkolaskun vastaanotosta tulee toki myös kulua, mitä paperilaskuissa ei ole. Kuitenkin 0,26€ hinta laskun vastaanotosta on varsin maltillinen. Kokonaishinnoitteluna yksi kirje maksaa siis 1,21€ ja yksi verkkolasku 0,76€.

Sähköpostilaskutus voidaan tietysti arvottaa täysin maksuttomaksi, sillä siinä ei muodostu lähettämisestä eikä vastaanottamisesta mitään kuluja. Laskujen arkistointi aiheuttaa kuitenkin usein toimenpiteitä (tulostus, laskujen välittäminen edelleen), joille tulee laskea ns. epäsuorat kulut. Kalleimmaksi se muodostuu erityisesti silloin, jos laskut hukkuvat ja tulevista muistutuksista/maksuvaatimuksista joutuu maksamaan ylimääräisiä kuluja.

Informaatiovaje aiheuttaa myös kassavajetta

Yrityksellä on oikeus jättää lasku maksamatta, jos toimittajayritys ei lähetä laskuja sähköisessä muodossa (verkkolaskuina). Selvennetään siis se, että sähköpostilasku ei ole sähköinen lasku. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää huolehtia informaatiosta sekä omien asiakkaiden että toimittajien suuntaan. Suuret yritykset tulevat siirtymään tämän lain myötä täysin pelkän verkkolaskutuksen piiriin.

Yksi informaation säilymisen kannalta olennaisia asioita on kirjata ylös miten asiakkaasi laskut haluavat. Ohjelmistoista löytyy vähintäänkin joku lisätietokenttä asiakkaan tiedoista ja sitä kenttää kannattaa hyödyntää kirjaamalla laskutustapa ylös. Muutosvaihe kestänee pari vuotta, mutta ajan myötä yritykset tulevat siirtymään pelkkään verkkolaskutukseen. Toinen tärkeä asia on sopia asiat kirjallisesti ja dokumentoida ne. Sen avulla saadaan turhat riitatilanteet vältettyä, kun on näyttöä miten laskutus on sovittu.

Maksumuistutusvaihe on informaation kannalta merkityksellinen. Kun asiakkaasi lasku on viivästynyt ja olet laittamassa hänelle muistutusta, tee se laadukkaasti. Soita asiakkaallesi ja selvitä onko lasku tullut perille ja millä tavoin hän muistutuksen haluaa saada. Samalla on hyvä käydä läpi tulevaisuuden toimintamalli, jotta maksuviiveitä ei turhaan tulisi.

Laki saatavien perinnästä olisi saatava myös 2020-luvulle

Meillä perintätoimistoilla on omat haasteemme tämän lain soveltamisessa. Laki saatavien perinnästä edellyttää maksuvaatimuksen lähettämistä kirjallisesti, ja kirjeposti on vakioitunut oikeastaan ainoaksi toimintamalliksi. Nyt olisi hyvä aika muokata myös tätä lakipykälää siten, että yritysten välisten saatavien perinnässä huomattavasti varmempi verkkolaskutus tulisi mahdollisuudeksi pikimmiten.

Kuluttajien kohdalla kirjepostilla toimittaminen on yleisesti hyvä malli, sillä maksuvaatimuksessa on 14pv maksuehto ja siihen aikarajaan kirjeposti vielä mahtuu. Yritysten kohdalla kirjeposti tavoittaa vastaanottajan usein vasta eräpäivän jälkeen, sillä maksuvaatimuksissa on lähtökohtaisesti 7pv maksuehto.

Tee nämä toimenpiteet asiakkaidesi kanssa

Jotta kaikki sujuu 1.4.2020 niin jouhevasti kuin mahdollista, suosittelemme tekemään seuraavat toimenpiteet ennen muutoksia:

  • varmista, että sinulla on osoite verkkolaskujen vastaanottoon ja lähettämiseen: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html . Poikkeuksetta laskutusohjelmistoista löytyy mahdollisuus verkkolaskujen vastaanottamiseen, joten kysy palveluntarjoajan tuelta asioista tarvittaessa. Jos lähettäminen ei onnistu, tarkasta tukeeko laskutusohjelmistosi verkkolaskujen lähetystä.
  • jos saat asiakkailtasi viestin, että he tulevat vain ja ainoastaan käsittelemään verkkolaskuja 1.4.2020 jälkeen, kirjaa tieto ylös ja toimi toiveen mukaisesti.
  • mikäli haluat itse vastaanottaa vain verkkolaskuja, muuta tiedot sopimuksiin ja informoi nykyisiä asiakkaitasi kirjallisesti asiasta.
  • dokumentoi asiakkaiden kanssa sovitut toimintatavat erilliseen kansioon, jotta riitatilanteissa on näyttöä laskutustavoista.
  • jos luot laskut ohjelmistolla, joka ei mahdollista verkkolaskujen lähetystä, joudut operoimaan kahdella eri ohjelmistolla. Mieti tällöin ohjelmiston vaihtoa, sillä joudut takuuvarmasti lähettämään jollekin asiakkaallesi laskut verkkolaskuna. Tutustu esimerkiksi APIX Laskumappiin.

Nyt kannattaa viimeistään sähköistää taloushallinto. Se säästää aikaa ja rahaa itse ydintoiminnan pyörittämiseen. Olemme itse olleet todella tyytyväisiä Fennoan ohjelmistoon, jota voimme lämpimästi suositella. Tässä listaus tilitoimistoista, joiden avulla Fennoa on mahdollista saada käyttöön: https://www.fennoa.com/fennoa-tilitoimistot/

Perintäritarin Juha